Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Khái niệm, công dụng, điều kiện

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu của quy trình kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, để tận dụng toàn bộ lợi ích của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần hiểu rõ nó là gì? 

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn chuyển đổi là quá trình chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn truyền thống (giấy, in và gửi qua đường bưu điện) sang định dạng hóa đơn điện tử. Trước đây, hóa đơn được tạo ra và in ấn trên giấy rồi gửi bằng đường bưu điện. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, hóa đơn điện tử đã trở thành một giải pháp hiện đại và tiện ích hơn.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Khái niệm, công dụng, điều kiện
Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?

Hóa đơn chuyển đổi có mục đích chính là thay thế hóa đơn truyền thống bằng hóa đơn điện tử để mang lại nhiều lợi ích và tiện ích cho các doanh nghiệp, cụ thể:

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí
  • Tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra
  • Giảm rủi ro sai sót và mất mát thông tin
  • Tăng cường tính linh hoạt và dễ dàng quản lý
  • Phân tích và thống kê dữ liệu

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC sẽ biết rõ về điều kiện để hóa đơn được chấp thuận là:

“2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Như vậy, khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy in phải bắt buộc cần phải đóng dấu hoặc có một ký hiệu để xác thực lại thông tin giao dịch.

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, bạn lần lượt thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Xác định được doanh nghiệp sử dụng HĐĐT CÓ MÃ hay HĐĐT KHÔNG CÓ MÃ của Cơ quan thuế.

Bước 2: Tiến hành lập, điền đầy đủ các thông tin Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi tới CQT

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Khái niệm, công dụng, điều kiện
Bước 2:

Bước 3: Lựa chọn Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

*Ưu điểm khi lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử Viettel:

  • Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC.
  • Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua internet.
  • Sẵn sàng kết nối với các phần mềm kế toán, bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn điện tử.
  • Hãy gọi ngay 0365.165.165 để được tư vấn cụ thể hơn.

Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy và các hóa đơn điện tử mẫu cũ.

Bước 5: Lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, gửi cho khách hàng.

Trên đây là toàn bộ chi tiết về các thông tin liên quan đến hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, hứa hẹn đây sẽ là một biện pháp giúp doanh nghiệp của bạn kinh doanh thuận lợi và tiện hơn rất nhiều.

Trung Tâm Đăng ký Internet Viettel Thành Phố Hồ Chí Minh

+ Địa chỉ: 285 CMT8, P. 12, Quận 10, Tp. HCM